Henkilö sai tehtäväkseen selvittää yritykselle tärkeää ajankohtaista ilmiötä. Hän uppoutui asiaan, luki suuren määrän aineistoa ja keräsi olennaisia asioita niistä yhteen työnsä pohjaksi. Tärkeitä näkökulmia tuntui löytyvän loppumattomasti. Selvityksestä tuli mittava dokumentti.
Toinen henkilö fasilitoi yrityksen strategiaa. Oli sovittu, että kaikkia kuullaan, ja jokainen pääsee antamaan ideansa ja ehdotuksensa. Pidettiin workshopeja ja työstettiin aineistoja. Fasilitoijasta tuntui vaikealta jättää mitään pois. Johto pyöritteli ajatuksia ja päätti lopulta tulevien vuosien strategian. Syntyi kymmenien sivujen pituinen kalvosetti.
Kolmas henkilö kirjoitti blogitekstin yrityksen verkkosivulle. Ajatuksiaan hän täydensi gurujen lausunnoilla sekä linkityksillä tutkimuksiin ja muihin analyyseihin. Huomaamatta teksti paisui paisumistaan. Kaikki sisältö tuntui kuitenkin tärkeältä.
Mikä meni pieleen?
Aikomus oli kaikissa tapauksissa hyvä: haluttiin antaa kattava selvitys asiasta. Miten kävi? Tuotoksen arvo laski. Lukijan oli vaikea saada irti olennaista. Aineisto oli liian pitkä. Todennäköisesti vain harva luki koko tekstin.
Tekijät kokivat varmasti tehneensä suuren työn. Todellisuudessa pitkä teksti on vasta alkusoittoa, ensimmäinen vaihe. Siitä varsinainen työ vasta alkaa.
Nosta ydinasiat selkeästi esille
Tekstistä tulee poistaa toisto, turhat sanat ja kiemuraiset lauserakenteet. Perusviestit on esitettävä lyhyesti, jotta lukija – asiakas – voisi hahmottaa ne nopeasti. Lukijan on pystyttävä ymmärtämään ydinasiat, vaikka ei lukisikaan koko aineistoa.
Selvityksen alkuun voi kirjoittaa tiivistelmän tuloksista. Strategian ydinasiat voi esittää yhdellä kalvolla. Blogitekstissä voi olla alussa johdantokappale.
Lyhyt teksti on usein työn takana. Loogisen etenemisen varmistaminen, lauseiden hiominen ja käytettyjen termien yksinkertaistaminen vie aikaa, mutta se kannattaa. Lukija kiittää!
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti