Turhia kokouksia ei tarvita. Mutta mitä ne ovat?

Työelämää on tehostettava ja työhyvinvointia parannettava, siinä tämän päivän ykkösteesejä. Moni on huomannut, että yksi aikasyöppö ja turhautumisen lähde ovat kokoukset. Kunhan vain saataisiin turhat kokoukset pois, niin pyörät pyörisivät vauhdilla ja tunnelma olisi korkealla!

Mutta mitä ne turhat kokoukset ovat? Millä kriteereillä kokous on turha? Miltä asia näyttää kokouksen vetäjän ja osallistujan vinkkelistä? Ja kenellä oikeastaan on vastuu siitä, että kokous onnistuu?

”Turha” on tuomio, jonka antavat osallistujat. He olisivat tahtoneet käyttää ajan toisella tavalla. He eivät katsoneet, että kokouksen sisältö, työprosessi tai osallistujien välinen vuorovaikutus olisi tuonut heille tarpeeksi hyötyä, jotta osallistuminen olisi tuntunut mielekkäältä.

Mitä ajattelee kokouksen vetäjä? Hän todennäköisesti toteuttaa saamaansa tehtävää, jossa tarvitaan eri ihmisten tietoja, kokemusta ja näkemyksiä. Kokous on keino päästä näihin käsiksi. Ja keino tehdä se niin, että ihmisten välinen vuorovaikutus on mahdollista, mikä puolestaan johtaa uusiin oivalluksiin ja laajempaan ymmärrykseen kuin mitä kukaan osallistuja erikseen olisi pystynyt tuottamaan. Vetäjän kannalta kokous on kaikkea muuta kuin turha.

Miksi sitten lopputulos usein ontuu? Voi toki olla kyse vetäjän puutteellisesta valmistautumisesta kokoukseen, tehottomasta työskentelytavasta kokouksen aikana tai osallistujien osallistamatta jättämisestä. Silloin alkaa kelloon vilkuilu ja kännykän räpläily. Kannettavan kansikin saattaa nousta.

Mutta on väärin syyttää pelkästään vetäjää. Vastuu on myös osallistujilla. Kokous onnistuu, jos kaikki haluavat sitä.

Joskus voidaan yhdessä todeta, että kokous ei ole paras tapa hoitaa kyseinen tehtävä, ja tarvittavat tiedot ja näkemykset hankitaan muulla tavoin. Jos kuitenkin on tarpeen työstää asioita ja luoda uutta on ihmisten välinen kasvokkain oleminen verraton työkalu.

Nykypäivänä on entistä tärkeämpää ymmärtää laajempia kokonaisuuksia, eikä vain uppoutua silmälaput päässä ”omiin” tehtäviin. ”Asiayhteyksien syvällinen ymmärtäminen on välttämätöntä uusien ideoiden ja innovaatioiden keksimiselle”, sanoo aivotutkija, tohtori Susan Greenfield Oxfordin yliopistosta (NET 2/2013).

Ennen kuin seuraavan kerran tuomitset kokouksen turhaksi ajattele kahta asiaa. Ensiksi, mitä sinä teit sen eteen, että kokouksesta olisi tullut hyvä. Toiseksi, nousiko esille sellaisia asiayhteyksiä, jotka laajentavat omaa ymmärrystäsi ja voivat olla työssäsi hyödyksi.